問い合わせ管理にTeams連携！Tayoriを連携し顧客対応をスピーディーに行う方法

更新：2025/01/30 13:12

Tayoriからのお知らせ

お客様からのお問い合わせの通知をTeamsで受けたい、Teams上でチームでお問い合わせ内容を見える化したい方には、カスタマーサポートツール「Tayori」とTeamsを連携することがオススメです。

こちらの機能を利用するには、エンタープライスプラン・プロフェッショナルプランへの登録が必要となりますが、お客様対応のスピードアップやチームでカスタマーサポートを実施するためには非常に有効な機能となります。

2025年1月29日追記：
Teams連携に利用している「Incoming Webhook」が、2024年12月31日より新規コネクター作成が終了、2025年2月1日にサービス提供を終了することがMicrosoft 社より発表されました。
現在Incoming Webhook を利用してTeams連携をしていた方も、2月1日より通知されなくなるため、PowerAutomateのWorkflows（以下Workflowsと記載））にて1月31日までに再連携をお願いいたします。

問い合わせ管理とは？

問い合わせ管理とは、顧客名やアドレスなどの個人情報、問い合わせ内容、対応の履歴や状況など問い合わせに関する情報全般について管理することを指します。ツールを使って管理することが多く、ツールによっては購入状況などの顧客管理も合わせて行えるツールもあります。

問い合わせ管理には大きく分けて、顧客やユーザー、株主や取引先など社外からの問い合わせの管理と、従業員からの社内問い合わせの管理があります。
社外問い合わせについてはカスタマーサポートや営業部門の担当者などが対応、社内問い合わせは総務や人事、情シスなどバックオフィス部門が担当する場合が多いです。

問い合わせ管理のメリット

では、問い合わせ管理を行うメリットにはどのようなものがあるのでしょうか。顧客満足度向上につながる主なメリットを3つ紹介します。

メリット　問い合わせ対応の効率化につながる

まず一番のメリットとしてあげられることは、業務の効率化です。問い合わせ情報を管理していないと、様々なファイルや過去のメールなどから対応履歴を調べたりしなくてはなりません。問い合わせ管理を行うことでスピーディーに問い合わせ対応を行うことができます。また、ツールを導入し、対応ステータスや担当者の管理も行えば、対応の抜け漏れ防止も実現できます。

メリット　ナレッジ化し業務の属人化を防ぐ

過去の問い合わせ対応を蓄積していくことで、ナレッジとして活用できます。問い合わせ対応業務が属人化してしまうと、対応できる人が辞めてしまったり不在になった際に、どのように対応すべきが判断できなかったり対応の遅れにもつながります。ナレッジを担当者が確認できるようにすることで、誰が対応しても均一の対応を顧客に提供できるようになります。

メリット　マーケティングやプロダクト改善に活かせる

問い合わせ対応で得た情報は、マーケティングやプロダクト改善などにとっても貴重なデータとなります。問い合わせが多い機能について改善を検討したり、収集したデータを分析し今後の商品開発や業務フローの改善に活かすこともできます。顧客や従業員からの声は貴重な会社の財産です。問い合わせ対応業務だけではなく、企業成長全体に活用していくことが大切です。